Wciąż podejmujesz decyzje dotyczące hoteli na podstawie domysłów?
Dowiedz się, w jaki sposób analiza danych może zwiększyć przejrzystość codziennych operacji. Ten artykuł pokazuje, w jaki sposób menedżerowie hoteli mogą łączyć informacje z systemów rezerwacji, baz danych gości i finansów, aby uzyskać pełny obraz tego, co naprawdę się dzieje i podejmować szybsze, mądrzejsze decyzje bez konieczności przebudowy całej konfiguracji IT.

Ile razy ocena Twojego hotelu spadła przez sytuację, której można było uniknąć – jak overbooking?

Większość hoteli polega na złożonych systemach operacyjnych, takich jak Opera, Protel lub rozwiązania lokalne. Platformy te zarządzają rezerwacjami, danymi gości, finansami, sprzedażą i codzienną logistyką. Często są one uzupełniane przez systemy CRM (Customer Relationship Management), channel managerów i integracje z platformami OTA (Online Travel Agency).

W wielu firmach wiele systemów lub portali działa niezależnie, nie komunikując się ze sobą. Podczas gdy każdy z nich wspiera codzienne operacje, trudno jest uzyskać pełny obraz sytuacji. Tak więc, gdy rezerwacje przekraczają dostępność, jak w przypadku overbookingu, często nie jest to awaria systemu – tylko brak wglądu w odpowiednim czasie. Odpowiednie narzędzia mogą wcześnie sygnalizować takie ryzyko. Poza tym trudno jest szybko ocenić, czy promocja zwiększyła liczbę rezerwacji, który kanał sprzedaży przynosi bardziej wartościowych gości lub jak koszty zmieniają się wraz z poziomem obłożenia. Samo posiadanie danych nie wystarczy, jeśli nie można ich łatwo porównać i zinterpretować. Tylko łącząc dane z różnych źródeł można stworzyć spójną całość i podejmować lepsze decyzje.

Jak automatyzacja i AI mogą pomóc?

Data-driven to podejście, w którym działania opierają się na analizie danych, a nie intuicji. W przypadku hotelu oznacza to łączenie informacji z różnych systemów – takich jak PMS, rezerwacje, CRM czy finanse – w jeden spójny obraz. Zamiast przeglądać dane w kilku miejscach, wszystkie kluczowe informacje są dostępne w jednym miejscu, w formie czytelnych wizualizacji. To ułatwia obserwowanie trendów, identyfikowanie problemów i podejmowanie decyzji na podstawie rzeczywistych danych.

Dzięki data-driven podejściu oraz Business Intelligence (BI) zespół zarządzający hotelem zyskuje m.in.:

• Bieżący wgląd w poziom obłożenia – z możliwością filtrowania według lokalizacji, typu pokoju, kanału rezerwacji czy sezonu;
• Szybką identyfikację dni o niższym wykorzystaniu, z możliwością porównania z danymi historycznymi i dynamiczną analizą przychodów;
• Zestawienia operacyjne, które łączą dane z PMS, CRMu i systemów sprzedażowych, wspierając podejmowanie decyzji o alokacji personelu czy kierunkach promocji;
• Kontrolę kosztów i efektywności operacyjnej – w oparciu o rzeczywiste dane, nie założenia.

To podejście znacząco skraca czas potrzebny na analizę, zwiększa trafność decyzji i umożliwia szybsze reagowanie na zmiany rynkowe.

To przykładowy dashboard obiektu noclegowego, pokazujący m.in. obłożenie, źródła rezerwacji, opinie gości i przychody.

Prosto, bez rewolucji

Wdrożenie Business Intelligence nie musi oznaczać rewolucji technologicznej. Często wystarczy dobrze zdefiniować kilka kluczowych pytań biznesowych i zacząć od prostych narzędzi, takich jak Power BI czy Strategy One. Integracja z istniejącym PMS lub eksport danych z Excela może być wystarczającym punktem wyjścia, by zacząć pracować z danymi w sposób bardziej uporządkowany.
To podejście nie wymaga dużych inwestycji ani długotrwałych wdrożeń. Chodzi o to, żeby decyzje były poparte liczbami, a nie tylko przeczuciem. Nawet niewielka poprawa w zakresie dostępu do informacji może przełożyć się na realne oszczędności, lepsze wykorzystanie zasobów i większą przewidywalność.

W czym może pomóc taka firma jak nasza?

Jako specjaliści od przetwarzania danych pomagamy różnym systemom komunikować się ze sobą — na przykład PMS, CRM, systemom finansowym czy raportowym. Wyciągamy z nich tylko te dane, które są potrzebne w danym momencie, i prezentujemy je w sposób spójny i czytelny. Dzięki temu osoby zarządzające hotelem mają pełny obraz sytuacji bez konieczności przeszukiwania wielu źródeł — mogą szybciej reagować, podejmować decyzje w oparciu o dane i lepiej planować działania operacyjne.

Przykład raportu hotelowego z bieżącym stanem pokoi, rezerwacjami, płatnościami i kluczowymi wskaźnikami — wszystko w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym.

Zacznij podejmować decyzje, które możesz uzasadnić

Jeśli masz dość szukania danych w kilku systemach i podejmowania decyzji bez jasnego uzasadnienia, warto rozważyć wdrożenie BI. To narzędzie, które daje większą kontrolę i pewność działania.
W BRSolutions pomagamy uporządkować dane, zbudować odpowiednie wskaźniki i stworzyć czytelne raporty. Wszystko po to, by codzienne decyzje operacyjne były łatwiejsze, szybsze i trafniejsze.

Zacznijmy od pytania: co chcesz widzieć na ekranie, kiedy planujesz kolejny tydzień pracy?